خطوات طباعة التقارير في اكسل

في البداية يجب معاينة توزيع شكل البيانات على الصفحات قبل الطباعة (وقبل البدء بالتعديل) ويتم ذلك عن طريق تفعيل أيقونة Print Preview & Print   وجعلها قابلة للضغط في أي وقت, ولعمل ذلك نقوم بالتالي:

1- اضغط على السهم بجانب شريط الأدوات العلوي Quick Access Tool bar.

ستندرج القائمة التالية Customize Quick Access Toolbar

2- اختر من قائمة Customize Quick Access Toolbar  خيار Print Preview & Print

الان يمكنك الضغط ومعاينة الطباعة في أي وقت عند الضغط عليها.

قم بالضغط عليها قبل البدء بالخطوات القادمة.

النتيجة

لاحظ شكل البيانات لم يتم عرض الا 7 أعمدة والباقي موزع على الصفحات التالية بشكل غير منظم.

1. اضغط على أيقونة Page Break View في الركن الأيسر السفلي من نافذة إكسل.

أو اضغط على أيقونة Page Break View  من قائمة View 

(لاحظ الأعمدة موزعة على صفحتين ويظهر ذلك من خلفية الصفحة Page 1 في اليسار و Page 2 في اليمين)

2. ثبت المؤشر (أو الفأرة) على الخط الفاصل بين الصفحتين وقم بتحريكه لليمين وذلك لاحتواء الأعمدة الثلاثة لتكون في الصفحة الأولى.

النتيجة

لاحظ خلفية الورقة أصبحت جميع الأعمدة تحت Page 1 او في صفحة واحدة.

1- اضغط على أيقونة  Print Titles

ستظهر نافذة  Page Setup

2- اضغط على السهم بجانب Rows Repeat at Top لإختيار صف العنوان.

3- ثم اختر صف العنوان من الجدول (الصف الثاني)

4- ثم اضغط Enter.

5- أخيرا اضغط على OK.

رأس الصفحة

1- من نفس نافذة Page Setup من الخطوة السابقة اختر شريط (Headers & Footers).

2- اختر Custom Header لإدراج رأس للصفحة.

ستظهر نافذة Header.

(لاحظ لدينا ثلاث مواقع لإدراج رأس للصفحة (يمين يسار وسط) , بالنسبة للأيقونات تمثل العناصر المراد إدراجها وهي : نص عادي – تاريخ ووقت – صورة -رقم الصفحة )

3- من نافذة  Header  اختر الموقع المربع الأيمن ثم اضغط أيقونة التاريخ.

4- لضبط حجم وتنسيق التاريخ اضغط على قم بتحديد نص التاريخ ثم اضغط على أيقونة Format Text أو أول أيقونة من اليسار.

ستظهر نافذة Font.

5- قم بتعديل النص حسب الرغبة ثم اضغط OK.

6- بعد ذلك نود إدراج صورة الرمزية في المنتصف , وذلك باختيار المربع في المنتصف ثم بالضغط على أيقونة Insert Picture.

7- بعد ذلك نقوم بتعديل الصورة وذلك بالضغط على أيقونة Format Picture.

ستظهر نافذة Format Picture. وهي عبارة عن ثلاثة أشرطة:

size:  لاختيار حجم الصورة.

Picture: للتحكم في موقع وأجزاء الصورة.

Alt Text: لكتابة نص بديل عن الصورة.

8- من نافذة Format Picture اختر الخيارات المرغوبة من الأشرطة العلوية الثلاثة ثم اضغط OK.

ذيل الصفحة

1- من نفس نافذة Page Setup من الخطوة السابقة اختر شريط (Headers & Footers).

2- اختر Custom Footer لإدراج ذيل للصفحة.

3- ستظهر نافذة Footer وهي شبيهة تماما بنافذة Header.

(لاحظ لدينا ثلاث مواقع لإدراج رأس للصفحة (يمين يسار وسط) , بالنسبة للأيقونات تمثل العناصر المراد إدراجها وهي : نص عادي – تاريخ ووقت – صورة – رقم الصفحة )

3- من نافذة Footer  اختر الموقع الذي في المنتصف ثم اختر أيقونة رقم الصفحة.

4- ثم اضغط Ok.

سوف ترجع الى نافذة Page Setup لاحظ التغييرات على مربعات ذيل ورأس الصفحة.

للمعاينة من نفس النافذة اضغط على Print Preview.

النتيجة : لاحظ شكل الصفحة قبل الطباعة.

نضطر أحيانا للتحكم في الهوامش وذلك لتصغيرها أو تكبيرها حسب المحتوى في حالتنا سنقوم بتصغير الهوامش للحصول على مساحة أكبر.

1-  من نافذة  Page Setup, اضغط على شريط Margins

2- اختر الهوامش اليمنى واليسرى لتكون 0.3 بدلا من 0.75

3- الان لتوسيط المحتوى داخل الصفحة فعل خيار Horizontally  تحت خيار Center On Page

لاحظ انتصاف المحتوى في مكان المعاينة.

لمعاينة الصفحة اضغط على Print Preview

النتيجة

لاحظ حجم النص صغير جدا ويصعب رؤيته في حالة الطباعة.

لاحظ من الخطوة السابقة أن حجم النص صغير ومتعب للرؤيا الخطوات التالية توضح حلول لهذه المشكلة.

1-  من نافذة  Page Setup, اضغط على شريط Page

2- اختر Landscape

3- بالإضافة الى ذلك قم بضبط حجم المحتوى تحت Scaling  ل 100% بدلا من 79%

(قد تكون في اغلب الحالات مختلفة عن 79%)

لمعاينة الصفحة اضغط على Print Preview

النتيجة

أخترنا في الخطوة السابقة حجم المحتوى 100% , ولكن ما هو أعلى نسبة يمكن الوصول اليها خصوصا اذا كان عدد الأعمدة قليل.

1- اضغط على أيقونة Page Break View مرة أخرى (كما في الخطوة الأولى)

2- اختر قائمة Page Layout  واذهب الى مجموعة scale to Fit , ثم قم بزيادة الحجم حتى يتحرك خط الفاصل الأزرق ويدخل الجزء الاخر في الصفحة الثانية ثم قم بالرجوع بدرجة اقل حتى يرجع المحتوى في صفحة واحدة مرة أخرى.

في حالتنا أعلى حجم يمكن الوصول اليه بنفس حجم المحتويات الحالية هو 104%